Estudios de seguridad y confidencialidad ¡Lo que debes saber!

Los estudios de seguridad y confidencialidad les brinda a las organizaciones la herramienta necesaria para identificar aquellos riesgos que pueden afectar directamente a la compañía. No es un secreto afirmar que: Todas las actividades empresariales presentan un alta probabilidad de exposición al riesgo.

Para identificar un riesgo es importante que se analicen las siguientes características:

• Están asociados con la actividad de la empresa.
• Son complejos y no tienen una solución inmediata.
• Su impacto afecta directamente a la organización.

Es por esto que las empresas han empezado a implementar los estudios de seguridad y confidencialidad. Estos estudios disminuyen en aquellos riesgos empresariales asociados directamente con el recurso humano, como por ejemplo:

• Filtración información confidencial o de alta sensibilidad.
• Desviación de recursos financieros.
• Participación del candidato en actividades ilícitas.

Existen 3 tipos de estudios de seguridad y confidencialidad que se usan actualmente. Estos están en el proceso de selección de personal, los más utilizados son: La  prueba de polígrafo, la visita domiciliaria y los estudios de antecedentes en bases de datos especializadas.

Los estudios de seguridad y confidencialidad son el pilar para identificar información válida y confiable sobre el nivel de integridad, honestidad y sinceridad del individuo. Esto le permite a los líderes de recursos humanos, identificar los comportamientos que podrían significar un riesgo a futuro para la empresa.

Por eso, debido a la complejidad de implementación de estas prácticas en la organización. Muchos gerentes prefieren delegar estas actividades a empresas con mayor experiencia y conocimiento, como es el caso del outsourcing de recursos humanos.

Continúe leyendo el siguiente artículo y conozca a profundidad la importancia de los estudios de seguridad y confidencialidad en los procesos de recursos humanos. Aprenda a identificar las diferentes formas en que los puede implementar en su organización para contratar al personal más calificado.

¿Qué son los estudios de seguridad y confidencialidad?

Los estudios de seguridad y confidencialidad ofrecen información detallada y personalizada de los candidatos. Su nivel de análisis le permite a los líderes de recursos humanos a identificar los factores que pueden afectar el comportamiento de un colaborador. En resumen es la herramienta para corroborar si una persona es realmente lo que dice ser.

Un buen equipo de trabajo debe estar conformado por candidatos cualificados, por eso es importante contar con los estudios de seguridad y confidencialidad que permitan encontrar al talento humano ideal.

En un estudio de Globalwork¹, se demostró que el 34% de las personas mienten en su hoja de vida. Según el estudio se analizaron más de 8.000 hojas de vida y perfiles laborales en todos los niveles. 

Las razones más comunes por las cuales se descartaron algunas hojas de vida tenían que ver con la presentación de información falsa o alterada. También muchas de esas hojas de vida omitieron antecedentes penales como: extorsión, robo, violencia sexual, homicidio agravado o porte y tráfico de estupefacientes.

Otro estudio realizado anteriormente por DNA Human Capital², reveló que Colombia es uno de los países latinoamericanos en donde los candidatos alteran la información de las hojas de vida para conseguir trabajo, falsificando así, documentos legales, diplomas, actas de grado, referencias laborales, entre otras.

Es aquí donde el departamento de recursos humanos enfoca sus esfuerzos en verificar que la información suministrada por los candidatos pueda ser validada y comprobada. Así datos judiciales, laborales, financieros, entre otros son analizados a profundidad para conocer si el candidato es lo que dice ser.

Existen herramientas y metodologías que le brindan información precisa y detallada de los posibles riesgos futuros que podría representar un candidato. Estas son algunas de las actividades desarrolladas en este los estudios de seguridad y confidencialidad.

Visita domiciliaria

Permite corroborar la información que ha suministrado el candidato durante todo el proceso de selección. Por lo general, se incluyen preguntas personales, sobre la composición familiar y su relación de convivencia. Además información relevante como el soporte económico, acceso a transporte público, condiciones internas, higiene y organización.

También se incluyen preguntas sobre las actividades en tiempo libre, los proyectos personales, su círculo social de amigos, situación sentimental. Esto le permite a los visitadores conocer sobre las fortalezas y debilidades de los candidatos. Esta información debe coincidir con lo que mencionan sus familiares o vecinos.

Es una herramienta para conocer los aspectos más relevantes del candidato, que normalmente no se encuentran en las hojas de vida. Se analiza desde su relación con diferentes círculos sociales, el estado actual de su vivienda, proyectos y planes a futuro. Además con este tipo de estudio de seguridad y confidencialidad, psicólogos validan el nivel de ajuste de futuro colaborador a la cultura organizacional.

Prueba de Polígrafo

Esta tecnología permite identificar características generales relacionadas con el candidato. Así validar su entorno, antecedentes, relación con actividades ilícitas, su historial laboral y sus hábitos en general.

Este estudio de seguridad y confidencialidad, evita futuras conductas que, al no ser tratadas representen un riesgo que pueda afectar la imagen y operatividad de la empresa.

Con este instrumento de precisión, se pueden observar las reacciones fisiológicas del cuerpo humano mientras el candidato responde preguntas relacionadas con la organización y su vida personal.

El sector financiero es una de los sectores que más solicita este servicio. Se usa generalmente cuando se trata de cargos de gran importancia que requieren un control especial. 

Polígrafo pre-empleo:

Realizada previa a la contratación del candidato. Se evalúa información como su historia laboral, antecedentes judiciales y relaciones familiares.

Polígrafo de rutina:

Realizada con determinada frecuencia a los empleados de una compañía para efectuar el seguimiento de sus funciones y desempeño laboral.

Polígrafo específico:

Prueba realizada en caso de una situación extraordinaria, para medir el nivel de responsabilidad de los colaboradores.

Estudio de antecedentes en bases de datos especializadas

Evaluación de la situación judicial y económica del candidato. Se tiene en cuenta factores como: reportes en centrales de riesgo, antecedentes judiciales, procesos activos, pertenencia a grupos armados, entre otros.

Se usan bases de datos especializadas como: centrales de riesgos, para conocer detalladamente la situación judicial, penal, disciplinarias y económicas de los candidatos.

Este estudio de seguridad y privacidad, valida la información suministrada por el candidato durante todo el proceso de reclutamiento y selección de personal.

Los estudios de seguridad y confiabilidad les permiten a las empresas usar metodologías para conocer a sus futuros colaboradores.

Debido a la alta inversión que requiere esta práctica, gerentes prefieren delegar estas actividades a una empresa especializada en gestión de recursos humanos.

Por eso, encuentre en Grupo Alianza un aliado estratégico para gestionar adecuadamente sus procesos de reclutamiento y selección de personal. Contamos con poderosas herramientas de selección como: pruebas psicotécnicas online, estudios de poligrafía, visitas domiciliarias y estudio de antecedentes en bases de datos especializadas. Todos nuestros servicios están avalados bajo la ISO 9001 por Bureau Veritas.

Estudio de antecedentes en bases de datos especializadas:

Evaluación de la situación judicial y económica del candidato. Se tiene en cuenta factores como: reportes en centrales de riesgo, antecedentes judiciales, procesos activos, pertenencia a grupos armados, entre otros.

Se usan bases de datos especializadas como: centrales de riesgos, para conocer detalladamente la situación judicial, penal, disciplinarias y económicas de los candidatos. Es así como se puede validar la información suministrada por el candidato durante todo el proceso de reclutamiento y selección de personal.

Los estudios de seguridad y confiabilidad les permiten a las empresas usar metodologías para conocer a sus futuros colaboradores. Pero, su ejecución requiere un alta inversión en tiempo, dinero y personal, por eso gerentes prefieren delegar estas actividades a empresas especializadas en recursos humanos.

Encuentre en Grupo Alianza un aliado estratégico para gestionar adecuadamente sus procesos de reclutamiento y selección de personal. Contamos con poderosas herramientas de selección como: pruebas psicotécnicas online, estudios de poligrafía, visitas domiciliarias y estudio de antecedentes en bases de datos especializadas. Todos nuestros servicios están avalados bajo la ISO 9001 por Bureau Veritas.

¡La importancia de hacer estudios de seguridad y confidencialidad en la organización!

Se tiene la idea de que estos estudios son aplicados y desarrollados exclusivamente en los procesos de selección del nuevo talento humano. Este tipo de estudios de seguridad y confidencialidad pueden aplicarse dentro de la empresa, como un proceso de seguimiento interno de los colaboradores.

Estos permiten conocer información valiosa sobre el uso de recursos empresariales y a su vez permiten identificar actividades relacionadas con el manejo de influencias y la fuga de información confidencial.

Estas actividades representan además de una mala reputación de imagen, pérdidas económicas que pueden llevar a la quiebra a una organización. Por eso es necesario que más empresas empiecen a usar estudios de seguridad y confidencialidad en sus procesos de reclutamiento y selección de personal. Con el objeto de disminuir los posibles riesgos empresariales relacionados con el talento humano.

¿Cómo identificar los posibles riesgos que se pueden mitigar con los estudios de seguridad y confidencialidad?

El principal reto que enfrentan las empresas está relacionado con la identificación temprana de los posibles riesgos que su actividad puede presentar. Lo anterior porque muchas de ellas, no cuentan con el recurso e información necesaria para reconocerlos a tiempo.

Los estudios de seguridad y confidencialidad, ofrecen una alternativa oportuna para aquellos riesgos que surgen por en los procesos de selección y contratación de personal. Alguno de estos riesgos son:

Fraude interno.

La apropiación indebida de bienes o recursos empresariales mediante engaños, gestiones falsas o desvíos mal intencionados, son consideradas actividades relacionadas con el fraude interno. En este sentido, existe un conflicto de intereses entre las partes implicadas, colaboradores y empresa.

Son los colaboradores que aprovechan su puesto en el trabajo para alterar datos contables o financieros para su beneficio personal. Esta práctica es la más recurrente en las organizaciones debido a que es difícil detectarla a tiempo.

La mala gestión del reclutamiento y selección de personal, es una de las principales causas y razones por la cual este fenómeno se presenta con frecuencia dentro de las organizaciones.

Es por eso que, una buena práctica para eliminar este tipo de riesgo está directamente relacionada con los estudios de seguridad y confidencialidad. A través de estos estudios los líderes de reclutamiento y selección pueden identificar a tiempo los posibles riesgos de los colaboradores.

Relaciones cuestionables.

La imagen de las organizaciones también se puede ver afectada por las diferentes relaciones comerciales que tienen. Es decir, por empresas o personas naturales que se vieron envueltas en actos delictivos o ilícitos.

Por lo tanto, es fundamental que se exprese abiertamente la exigencia de la documentación legal de proveedores, clientes o empresas asociados. Con el objetivo de que gerentes puedan hacer un minucioso análisis que permita identificar los posibles riesgos de esta relación comercial. 

Tenga en cuenta las siguientes pautas al momento de efectuar este procedimiento: 

• Examine todos los procesos y movimientos de la empresa.
• Exija los documentos que sean necesarios para conocer el tipo de actividad que realiza la entidad o persona.
• Solicite información que le permita conocer los accionistas de la empresa y el origen del patrimonio.
• Finalmente, compruebe los datos suministrados y reporte cualquier anormalidad ante la autoridad competente. 

Falta de ética y responsabilidad social.

Incurrir en el incumplimiento de regulaciones o en prácticas consideradas como no éticas perjudica la percepción que las personas tienen sobre la marca.

Se deben tomar medidas que garanticen el cumplimiento de los derechos laborales de sus empleados o para prevenir prácticas que atenten contra el medio ambiente.

Además, a través del control de calidad usted se asegura de que su compañía cumpla con normas de salud, higiene y seguridad. Así protegerá la información personal de sus clientes y proveedores.

¿Cuándo se debería implementar un estudio de seguridad y confidencialidad en mi organización?

Un estudio de seguridad y confidencialidad se puede implementar en cualquier momento en la organización. No existe actualmente, un tiempo o circunstancia determinada para su inclusión en los procesos de reclutamiento y selección de personal.

La decisión de incorporar este estudio de seguridad y confidencialidad en las empresas, depende de la misión, visión y objetivos de la misma. En ese sentido, muchas compañías implementan estos estudios en las siguientes situaciones:

A continuación, podrá conocer aquellas pautas que deberá tener en cuenta antes de implementar un estudio de seguridad y confidencialidad:

• El ingreso de un nuevo colaborador, principalmente en cargos de alta responsabilidad, manejo de dinero e información confidencial.
• Cambios en las funciones de una persona que fue previamente contratada y pasará a cumplir funciones más sensibles.
• Si se sospecha de la existencia de actos que violan las condiciones de seguridad de la empresa.
• Al no conocer los resultados de un estudio de seguridad previo.
• Cuando haya transcurrido un tiempo desde la evaluación de desempeño laboral al interior de la compañía.

Implemente estudios de seguridad y confidencialidad fácilmente con Grupo Alianza

Los estudios de seguridad y confidencialidad, se pueden considerar como una herramienta poderosa, no solo en los procesos de reclutamiento y selección, sino, además, en procesos internos de auditoría. Reduciendo así el impacto negativo que puede presentar cualquier riesgo dentro de la empresa.

Estos estudios se han transformado en la herramienta que les permite a las organizaciones seleccionar al personal correcto. Pero pese a los recursos físicos y económicos que representa ejecutar un estudio de seguridad y confidencialidad, muchas compañías delegan este tipo de actividades a una empresa especializada.

Encuentre en Grupo Alianza más de 20 años de experiencia en la gestión eficiente del recurso humano de cientos de empresas a nivel nacional. A través del servicio especializado en outsourcing de reclutamiento y selección de personal han llevado sus procesos de talento humano a otro nivel.

Nos encargamos de atraer a las personas indicadas con poderosas plataformas de reclutamiento que cuentan con más de 8 millones de candidatos con perfiles operativos, comerciales, administrativos y directivos, listos para ser evaluados.

Además, realizamos un proceso de entrevista completo, donde nos aseguramos de que los candidatos cuenten con las habilidades necesarias para el cargo. Con nuestra plataforma psicotécnica online, identificamos en los candidatos: el nivel de ajuste al cargo, su integridad, su coeficiente intelectual y mucho más.

Es así como seleccionamos correctamente a sus candidatos y tener un control total sobre su gestión de riesgo, realizamos filtros especiales para cargos de alta responsabilidad:

Poligrafía pre-empleo:

Validamos científicamente el consumo de drogas ilegales, antecedentes de fraudes o robos, posibles planes de infiltración e irregularidades.

Visita domiciliaria:

Valoramos las condiciones sociales, económicas, personales y psicosociales del candidato, examinando que no intervengan en su rendimiento laboral.

Estudio reputacional:

Realizamos una investigación de antecedentes a profundidad, verificando que el candidato esté exento de situaciones legales que puedan perjudicar la imagen de la organización.

Bibliografía

1. Staff, F. (2020, 20 febrero). Colombianos son los que más mienten en su hoja de vida, según estudio. Forbes Colombia. https://forbes.co/2020/02/19/capital-humano/colombianos-son-los-que-mas-mienten-en-su-hoja-de-vida-segun-estudio
2. 2. S. (2021, 15 enero). El 34% de las personas mienten en su hoja de vida. Semana.com Últimas Noticias de Colombia y el Mundo. https://www.semana.com/economia/articulo/que-hay-que-poner-en-la-hoja-de-vida/270044/